CRM dla firm transportowych — dlaczego Excel już nie wystarczy

Excel: narzędzie z lat 90. w branży, która jedzie 200 km/h

Ponad 65% firm transportowych w Polsce nadal zarządza zleceniami w Excelu. Arkusze kalkulacyjne świetnie nadają się do prostych obliczeń, ale jako system zarządzania sprzedażą transportu mają fundamentalne ograniczenia.

Typowe problemy z Excelem w transporcie

• Zgubione leady — zapytanie przyszło mailem, ktoś je widział, ale nikt nie wpisał do arkusza
• Brak historii kontaktu — kto rozmawiał z tym klientem? Kiedy? O czym?
• Jedna wersja pliku — dwie osoby edytują jednocześnie → konflikty, utrata danych
• Zero automatyzacji — każdy follow-up, każde przypomnienie to manualna praca
• Brak pipeline'u — nie wiesz, ile zleceń jest „w grze", ile czeka na cenę, ile na decyzję

Czym jest CRM transportowy?

CRM (Customer Relationship Management) dla transportu to system zaprojektowany specjalnie do zarządzania cyklem sprzedaży w firmie transportowej — od pierwszego zapytania, przez wycenę, negocjacje, aż po realizację zlecenia.

W przeciwieństwie do ogólnych CRM-ów (Salesforce, HubSpot), dedykowany CRM transportowy rozumie specyfikę branży:

• Operuje na trasach, nie na „dealach"
• Integruje się z kalkulatorem stawek
• Pokazuje marżę per zlecenie
• Obsługuje cykle powtarzalnych przewozów
• Łączy GPS tracking z danymi klienta

CRM vs Excel: porównanie

Porównajmy oba podejścia w kluczowych obszarach zarządzania sprzedażą:

Szybkość odpowiedzi na zapytanie

Excel: zapytanie → handlowiec otwiera arkusz → szuka stawki → oblicza cenę → pisze maila. Czas: 2-8 godzin.

CRM transportowy: zapytanie → automatyczna wycena → klient dostaje cenę. Czas: 30 sekund.

Śledzenie pipeline'u sprzedaży

Excel: ręczne kolorowanie wierszy, filtry, brak wizualizacji. Nie wiesz, ile masz zleceń „w lejku" bez ręcznego przeliczania.

CRM: widok Kanban — przeciągasz zlecenie z „Nowe" → „Wycenone" → „Negocjacje" → „Wygrane". Widzisz pipeline w 2 sekundy.

Follow-up i automatyzacja

Excel: musisz sam pamiętać, żeby zadzwonić za 3 dni. Albo wpisać to w kalendarz. Albo na żółtą karteczkę.

CRM: automatyczne przypomnienia, szablony maili, powiadomienia push. System pilnuje terminów za Ciebie.

Ile czasu oszczędza CRM transportowy?

Firmy, które przeszły z Excela na dedykowany CRM transportowy, raportują średnio 12 godzin oszczędności tygodniowo per handlowiec. To wynika z:

1. Automatycznych wycen (−3h/tydzień)
2. Pipeline bez ręcznego aktualizowania (−2h/tydzień)
3. Automatycznych follow-upów (−2h/tydzień)
4. Centralizacji danych klienta (−3h/tydzień)
5. Raportów bez budowania pivot tables (−2h/tydzień)

Jak wybrać CRM dla firmy transportowej?

Na co zwrócić uwagę:

• Branżowa specyfika — czy CRM rozumie trasy, stawki, typy ładunków?
• Integracja z wycenami — czy ma wbudowany kalkulator stawek?
• GPS tracking — czy można śledzić pojazdy z poziomu CRM?
• Panel klienta — czy klient widzi status swoich zleceń?
• Polskojęzyczny interfejs — czy zespół będzie w stanie go używać?
• Cena — czy koszt jest adekwatny do wielkości floty?

Podsumowanie

Excel był świetnym narzędziem — w 2005 roku. Dziś firmy transportowe, które chcą rosnąć, potrzebują systemu, który automatyzuje wyceny, pilnuje follow-upów i daje pełny widok na pipeline sprzedaży.

Cargonaut łączy CRM, kalkulator stawek i GPS tracking w jednym panelu — specjalnie dla branży transportowej. Wypróbuj za darmo przez 14 dni: Załóż konto →